As empresas, não importa o porte, buscam formas mais práticas e econômicas de administrar o dia a dia. O aluguel de equipamentos para impressão, como multifuncionais e impressoras térmicas, ganhou força diante desse cenário. A World Printer, com longa trajetória em Curitiba, aposta nesse modelo desde 2007 e mostra como o outsourcing de impressão pode ser adaptado à rotina de qualquer escritório, indústria ou setor público.
Como funciona o processo de locação?
Tudo começa com um levantamento detalhado das necessidades da empresa. Técnicos avaliam o volume de impressões, tipos de documentos, perfil dos usuários e layout do espaço. Com base nisso, sugerem modelos e tecnologias (laser, jato de tinta, térmica) adequados para o fluxo de trabalho.
Após a escolha dos equipamentos, vem a etapa de instalação, que já inclui a integração ao sistema da empresa e a configuração de acessos. O treinamento dos usuários garante que todos aproveitem funções como digitalização, envio para e-mail e impressão segura desde o primeiro dia.
Vantagens financeiras e operacionais
Reduzir custos é um dos principais motivos para optar pelo aluguel de impressoras. Diferente da compra, não há desembolso inicial alto e os pagamentos são distribuídos ao longo do contrato. O valor mensal costuma incluir manutenção, troca de peças, assistência técnica e reposição de suprimentos.
De acordo com o Ministério da Educação, ao reduzir o número de impressoras e adotar o uso compartilhado, foram observados ganhos expressivos em economia e em gestão do parque de impressão. Essa estratégia também libera equipes de TI para outros focos, pois problemas técnicos e reposições ficam sob responsabilidade da prestadora de serviço.
Menos máquinas, mais eficiência e custos sob controle.
Modelos de contrato e flexibilidade
O mercado oferece variados tipos de contratos. O Guia de Boas Práticas do Ministério da Economia destaca o modelo mensal de franquia de páginas impressas, que facilita prever gastos e controlar quantidades. Já o modelo de pagamento fixo por equipamento mais variável por página beneficia empresas com demanda oscilante conforme detalhado pelo portal Governo Digital.
Os contratos modernos normalmente incluem mecanismos de prevenção de falhas. Paradas inesperadas são raras, já que revisões periódicas, troca preventiva de peças e monitoramento remoto garantem a operação contínua.
Gestão completa e segurança da informação
Com o outsourcing, a empresa contratante recebe não só equipamentos, mas todo um sistema para administrar filas de impressão, consumo de papel, acesso de usuários e até alertas de baixo suprimento ou problemas técnicos.
Softwares de gerenciamento ajudam a evitar desperdício, controlar custos e garantir segurança dos documentos no ambiente corporativo. Isso é especialmente relevante em setores com dados confidenciais, como escritórios de advocacia ou clínicas médicas.
Como decidir pela locação e escolher um fornecedor?
- Avalie a experiência da empresa no setor, cases e tempo de mercado contam.
- Verifique se ela oferece atendimento local rápido e suporte remoto efetivo.
- Prefira fornecedores que invistam em atualização tecnológica e softwares de acompanhamento.
- Pergunte sobre a flexibilidade do contrato para ampliar ou reduzir equipamentos conforme o crescimento do negócio.
- Peça demonstrações de softwares de controle e gestão oferecidos no serviço.
Casos de uso e fatores que afetam custos
Empresas pequenas buscam impressoras multifuncionais compactas, enquanto indústrias precisam de equipamentos robustos, muitas vezes térmicos ou fiscais, para etiquetas e documentos fiscais. O valor do serviço depende de fatores como:
- Tipo e volume de impressão mensal
- Número e modelo dos equipamentos locados
- Exigências específicas de software, segurança ou integração
- Nível de serviço contratado (suporte 24h, peças, suprimentos express)
Considerações finais: vale a pena para sua empresa?
Segundo os dados mais recentes da Pesquisa Mensal de Serviços do IBGE, o segmento de serviços cresce junto com a demanda por praticidade e redução de custos. A terceirização da impressão atende exatamente a essa lógica, apoiando negócios a se manterem competitivos.
Empresas como a World Printer atuam para entregar não apenas máquinas, mas sim tranquilidade, suporte e soluções sob medida. Para quem deseja focar no seu negócio, a locação de impressoras é uma alternativa que pode representar economia significativa e mais tempo livre para o core business.
Quer saber como funciona para sua empresa ou busca um orçamento personalizado? Fale com a World Printer e descubra como transformar a gestão de impressão em um aliado da sua rotina e do seu resultado.
Perguntas frequentes sobre locação de impressoras
O que é locação de impressora?
É um serviço em que uma empresa disponibiliza impressoras e equipamentos de impressão para uso corporativo, cobrando de forma mensal ou conforme o volume impresso, incluindo geralmente manutenção, assistência técnica e insumos.
Como funciona o aluguel de impressoras?
A empresa fornecedora realiza um levantamento das necessidades, instala os equipamentos, oferece treinamento e faz a gestão do parque de impressão, assumindo a manutenção e a reposição de suprimentos conforme o contrato.
Quais as vantagens de alugar impressoras?
O aluguel minimiza o investimento inicial, oferece suporte técnico constante, facilita o controle de custos e libera a equipe interna de tarefas administrativas ligadas à impressão. Geralmente, inclui atualização tecnológica e gestão completa dos equipamentos.
Vale a pena locar impressora para empresa?
Geralmente sim, especialmente quando a empresa busca reduzir custos, ter previsibilidade orçamentária e acesso a suporte rápido. Cada caso deve ser analisado conforme volume de impressão e necessidades do negócio.
Quanto custa alugar uma impressora?
O valor pode variar conforme o tipo de equipamento, volume mensal, serviços agregados e nível de suporte técnico desejado. Existem planos fixos e modelos variáveis por página impressa, com opções adaptáveis a diferentes perfis de empresa.
