Documentos em Word fazem parte da rotina de qualquer empresa, seja para relatórios, propostas, contratos ou comunicados internos. Pode parecer simples: abrir, editar e mandar para impressão. Mas nem sempre é assim. Quem nunca perdeu tempo com ajustes, quebras de layout e até desperdícios? Especialmente em ambientes corporativos, pequenos detalhes fazem grande diferença. Por isso, conhecer todas as etapas e possibilidades da impressão no Word é um diferencial.
Imprimir bem começa antes de clicar em “Imprimir”.
Pensando na impressora certa para seu ambiente
Antes de iniciar, é importante avaliar o ambiente e as necessidades de impressão. Para as empresas, contar com uma impressora alinhada ao volume e tipo de documentos faz toda a diferença. Segundo orientações de dimensionamento de ambientes institucionais do Ministério da Economia, organizar e ajustar os espaços e os dispositivos pode significar economia e agilidade no dia a dia.
Se a empresa lida com muitos relatórios coloridos ou materiais informativos, multifuncionais com boa resolução são recomendadas. Já para notas fiscais ou documentos simples, impressoras monocromáticas atendem bem.
Empresas como a World Printer oferecem consultoria personalizada para escolher o equipamento ideal, evitando gastos com máquinas subutilizadas ou que não dão conta do recado.
Configurando o Word para imprimir do jeito certo
O primeiro passo dentro do Word é revisar seu documento e garantir que está tudo no lugar: margens, fontes, imagens. Se for algo extenso, vale usar recursos de visualização antes da impressão. Depois:
- Clique em Arquivo e selecione Imprimir.
- Escolha a impressora correta, principalmente se houver múltiplas no ambiente.
- Defina quais páginas serão enviadas: todas, seleção de páginas ou apenas a página atual. Um relatório grande pode pedir apenas capítulos específicos para revisão física.
- Ajuste o número de cópias. Precisa para a diretoria, RH e contabilidade? Já antecipe e coloque o número desejado.
- Em “Configurações”, checar: orientação (retrato ou paisagem), tamanho do papel (A4 é padrão, mas às vezes precisa ser Carta ou Ofício) e ajuste da escala, caso o conteúdo esteja “espremido” ou cortando margens.
Preste atenção na seleção de páginas. Imprimir tudo sem necessidade é desperdício de papel e tinta.
Impressão colorida, preto e branco e comentários
No Word, também é possível escolher entre imprimir em cores ou apenas preto e branco, dependendo do tipo de impressora e da finalidade do documento. Relatórios finais geralmente pedem cores, já versões para análise interna podem ir só em preto e branco, poupando suprimentos.
Uma dúvida frequente em empresas: como imprimir os comentários e revisões feitas por diferentes pessoas? Para isso:
- No menu “Imprimir”, procure a opção “Imprimir marcações” ou “Mostrar marcações”.
- Selecione a exibição desejada: comentários, alterações, destaques. Ideal para verificar todo o histórico de feedback antes da versão final.
Como gerar PDF e manter o layout original
Por vezes, salvar ou imprimir um documento Word em PDF é mais relevante do que imprimir fisicamente, pois garante que o layout fique igual em qualquer dispositivo ou para aprovação de alguém que vai só visualizar. Eis o caminho:
- No Word, clique em Arquivo > Exportar ou Salvar Como.
- Escolha o formato PDF.
- Confirme o local de salvamento e clique em Salvar.
Assim, evita riscos de alterações por edições não autorizadas e padroniza o envio para órgãos externos ou parceiros. Em ambientes empresariais digitalizados, como apontado pela pesquisa sobre o uso das tecnologias de informação do IBGE, o PDF já é quase regra.
Práticas para evitar erros e desperdício
Segundo o guia de boas práticas do Governo Federal, antes de imprimir qualquer arquivo, vale conferir:
- Se o arquivo não tem páginas em branco desnecessárias.
- Se as configurações de página estão ajustadas conforme o padrão da empresa.
- Se o texto está revisado (erros de digitação afetam a credibilidade).
- Se imagens e tabelas estão legíveis e posicionadas corretamente.
Reveja sempre. Talvez um ou dois minutos a mais salvem folhas e tinta no fim do mês. Uma pequena análise agora pode evitar retrabalho mais tarde.
Errar na revisão é fácil. Voltar e imprimir de novo, às vezes, sai caro.
Serviços de locação e manutenção: tranquilidade empresarial
Se tudo isso já parece muita preocupação, saiba que um contrato de locação e suporte, como o oferecido pela World Printer, pode aliviar todos esses pontos. Máquinas sempre revisadas, troca de suprimentos sob demanda e assistência especializada garantem que o foco permaneça no crescimento e não nos imprevistos de impressão.
Vale mencionar também que o avanço das tecnologias digitais, presente em mais de 84% das indústrias, segundo dados do IBGE, torna ainda mais necessário ter um parque de impressoras integrado, gerenciado e atualizado.
Quer imprimir documentos do Word sem dor de cabeça? Fale agora com a World Printer, conheça nossos serviços de locação, venda e manutenção de impressoras e transforme seu ambiente corporativo. Sua empresa merece tempo para crescer, não para se preocupar com impressoras.
Perguntas frequentes sobre impressão de documentos no Word
Como configurar impressora no Word?
No menu Arquivo, selecione Imprimir. Ali, clique na lista de impressoras e escolha o equipamento instalado no seu computador ou rede. Caso não apareça, verifique se ela está devidamente conectada e instalada pelo sistema operacional. Ajuste as preferências de impressão conforme sua necessidade, como cor, qualidade e tamanho do papel.
Quais formatos de arquivo o Word imprime?
O Word imprime nativamente os formatos .doc, .docx, .rtf e pode abrir e imprimir PDFs, além de arquivos de texto simples (.txt). Por meio de exportação ou dos diálogos de impressão, é possível também gerar arquivos em PDF com alta fidelidade ao layout do documento.
Como imprimir frente e verso no Word?
No menu de impressão, ao selecionar sua impressora, procure a opção “Imprimir em ambos os lados” ou “Duplex”. Caso a impressora do escritório seja compatível, o procedimento será automático. Se não for, o Word permite imprimir primeiro as páginas ímpares, depois virar as folhas manualmente e imprimir as pares.
Por que minha impressora não aparece no Word?
Isso pode ocorrer por falha na instalação do driver ou por desconexão do equipamento. Tente reiniciar o computador, checar os cabos e reinstalar o driver adequado. É comum em ambientes de rede precisar pedir auxílio à equipe de TI ou ao suporte especializado.
Qual melhor impressora para documentos Word?
A escolha depende do volume de impressão, necessidade de cor, conectividade em rede e funções extras como digitalização. Multifuncionais são ótimas para ambientes colaborativos. Para um diagnóstico preciso, contar com consultorias como a World Printer é uma escolha segura, pois ajudam a avaliar e dimensionar a solução ideal para sua rotina empresarial.
